राष्ट्रीय वित्तीय रिपोर्टिंग प्राधिकरण ने ऑडिट फर्मों द्वारा ऑडिट फाइलों को बनाए रखने, संग्रहीत करने और जमा करने के तरीके पर चिंता जताई है, चेतावनी दी है कि दस्तावेज़ीकरण प्रथाओं में अंतराल नियामक निरीक्षण को कमजोर कर रहा है और ऑडिटिंग मानकों का उल्लंघन कर रहा है।
हाल के एक परिपत्र में, ऑडिट नियामक ने कहा कि उसने एनएफआरए द्वारा मांगी गई ऑडिट फाइलों को जमा करने में कमियां देखी हैं, जिसमें ऑडिटिंग पर मानकों का अनुपालन न करना और देरी शामिल है जो समीक्षा के तहत मामलों की समय पर जांच में बाधा डालती है।
सर्कुलर में कहा गया है कि प्राकृतिक न्याय के हित में, ऐसे विस्तार बार-बार दिए गए हैं, ऑडिट फर्मों द्वारा मांगी गई लंबी समयसीमा एनएफआरए में मामले के समग्र समय पर विचार को प्रभावित करती है।
नियामक जांच के तहत ऑडिट दस्तावेज
एनएफआरए ने नोट किया कि ऑडिटिंग मानकों के तहत निर्धारित स्पष्ट समयसीमा के बावजूद, सार्वजनिक हित संस्थाओं के कुछ वैधानिक ऑडिटर नियमित रूप से ऑडिट फाइलें प्रस्तुत करने के लिए समय के अनुचित विस्तार की मांग करते हैं।
नियामक ने पाया कि एक्सटेंशन का उपयोग अक्सर भौतिक ऑडिट रिकॉर्ड को इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में बदलने या इसके विपरीत करने के लिए किया जाता है। कई उदाहरणों में, ऑडिट फर्मों को केवल एनएफआरए को प्रस्तुत करने के उद्देश्य से, ऑडिट फाइलों के संयोजन और संग्रह के लिए निर्धारित अवधि की समाप्ति के बाद नए या अतिरिक्त ऑडिट दस्तावेज तैयार करते हुए पाया गया।
नियामक ने संकेत दिया कि ऐसी प्रथाएं ऑडिट दस्तावेज़ीकरण को नियंत्रित करने वाले सिद्धांतों के साथ असंगत हैं और ऑडिट रिकॉर्ड की अखंडता पर गंभीर चिंताएं पैदा करती हैं।
ऑडिट फाइलों की पवित्रता और रखरखाव
गुणवत्ता नियंत्रण 1 पर मानक सहित भारतीय ऑडिटिंग मानकों के तहत, वैधानिक ऑडिटरों को प्रत्येक ऑडिट कार्य के लिए संपूर्ण ऑडिट फाइलें बनाए रखना आवश्यक है। ये फ़ाइलें ऑडिट राय के लिए साक्ष्य आधार के रूप में काम करती हैं और इन्हें निर्धारित समयसीमा के भीतर इकट्ठा, संग्रहीत और संरक्षित किया जाना चाहिए।
ऑडिट फर्मों को ऑडिट फाइलों की पूर्णता, अखंडता और समय पर संग्रह सुनिश्चित करने के लिए नीतियां, प्रक्रियाएं और नियंत्रण स्थापित करने की आवश्यकता होती है, जिसमें संग्रहीत रिकॉर्ड तक अधिकृत पहुंच से संबंधित सुरक्षा उपाय भी शामिल हैं।
एनएफआरए ने यह भी स्पष्ट किया कि जब मामले नियामक या न्यायिक जांच के अधीन होते हैं तो ऑडिट फ़ाइल प्रतिधारण दायित्व मानक समयसीमा से आगे बढ़ जाते हैं।
परिपत्र में कहा गया है कि कुछ उदाहरणों में, यह देखा गया है कि लेखा परीक्षकों ने अंतिम प्रतिधारण समयरेखा के रूप में एसक्यूसी 1 के तहत सुझाई गई सात साल की अवधि पर भरोसा किया है, भले ही मामला नियामक परीक्षा के अधीन हो या अदालतों के समक्ष लंबित हो।
नियामक ने कहा कि साक्ष्य के रूप में कानूनी रूप से आवश्यक दस्तावेजों या इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड का संरक्षण कानून के तहत संरक्षित है और इसे नष्ट नहीं किया जा सकता है या पढ़ने योग्य नहीं बनाया जा सकता है।
सात साल की खामी को ख़त्म करना
इन कमियों को दूर करने के लिए, एनएफआरए ने ऑडिट फर्मों को लागू भारतीय कानूनों और सूचना प्रौद्योगिकी नियमों को ध्यान में रखते हुए ऑडिट फाइलों को नियंत्रित करने वाली मजबूत नीतियां, प्रक्रियाएं और नियंत्रण स्थापित करने की सलाह दी है।
सर्कुलर में कहा गया है कि ऑडिट फर्मों को यह ध्यान रखना होगा कि एनएफआरए द्वारा मांगी गई ऑडिट फाइलें एनएफआरए से संचार प्राप्त होने के सात दिनों के भीतर पूर्ण रूप में और निर्धारित तरीके से जमा की जानी चाहिए।
सर्कुलर ऑडिट दस्तावेज़ीकरण के लिए एक तेज नियामक दृष्टिकोण का संकेत देता है, एनएफआरए ने यह स्पष्ट कर दिया है कि देरी, अपूर्ण सबमिशन और पोस्ट-फैक्टो दस्तावेज़ीकरण निरीक्षण और प्रवर्तन कार्यवाही के दौरान नज़दीकी जांच को आकर्षित करेगा।
